اگر از با تجربه ترین مدیران پروژه سوال کنید دلیل اصلی که باعث میشود در یک پروژه مشکل پیش بیاید چیست؟ مطمئنا پاسخ بیشتر آنها عدم برقراری ارتباطات درست خواهد بود. در یک پروژه ساخت و ساز ممکن است ساعات و هزینه بسیار زیادی به هدر برود تنها به دلیل عدم داشتن اطلاعات درست که به موجب کوتاهی در ارتباطات پیش می آید. اما بجز این مورد, موارد دیگری نیز وجود دارد که هر مدیر پروژه ای باید آنها را قبل از شروع کار خود در نظر بگیرد.

در زیر 3 راهکار معرفی میشود که با به کار گیری آنها شما میتوانید به عنوان مدیر پروژه ارتباطات درست با تیم خود داشته باشید:

1- اطمینان پیدا کنید که تمامی افراد مربوط به پروژه از حیاتی ترین اطلاعات پروژه با خبر هستند:
در یک پروژه ساخت و ساز به مراتب دیده میشود که برخی افراد بصورت غیرعمدی از اطلاعات حیاتی پروژه بی خبر میمانند. این موضوع به این دلیل رخ میدهد که نه تنها شما با تیم کارکنان و مشتری خود باید هماهنگ باشید بلکه با پیمانکاران جزء, مامورین دولت و شهرداری و حتی افرادی که شما شاید اصلا آنها را نبینید اما برای موفقیت پروژه خود باید با آنها همکاری داشته باشید. پس برای اینکه همه این افراد از مراحل بعدی پروژه با خبر باشند تا بتوانند به موقع اقدامات لازم را انجام دهند باید اطمینان پیدا کنید که اطلاعات لازم در اختیار آنها قرار میگیرد.

2- مراقب باشید اطلاعات بیش از اندازه مورد نیاز به افراد داده نشود!
دلیل این موضوع درگیر شدن افراد در جزئیاتی است که شاید اصلا به آنها مربوط نشود. برخی از افراد هستند که در صورتی که اطلاعات بیش از اندازه به آنها داده شود دچار سردرگمی شده و شاید همین موضوع باعث شود نتوانند کار خود را به درستی انجام دهند. پس تنها اطلاعاتی را که حیاتی است و مربوط به آنها میشود در اختیارشان قرار دهید. زیرا اینگونه افراد زمانی بهتر وظایف خود را انجام میدهند که اطلاعاتشان تنها در حد نیاز باشد نه بیشتر و نه کمتر!

3- مراحل بعدی پروژه را در اسرع وقت تایید کنید و سعی کنید این روند را ساده نگه دارید:
انتظار برای تایید مراحل بعدی و یا به قول معروف کاغذبازی یکی از اصلی ترین دلایلی است که یک پروژه به تاخیر می افتد. در واقع اگر شما روند این تغییرات و تاییدات را ساده نگه ندارید مطمئنا شاهد این موضوع خواهید بود که کارکنان شما به بهانه همین انتظار وظیفه خود را به تاخیر می اندازند. اگر شما روند امور اداری یک پروژه را ساده نگه دارید دیگر چنین بهانه ای به کارکنان خود نخواهید داد و همچنین پروژه شما دچار تاخیرات پیشبینی نشده نمیشود. امور اداری پیچیده دلیل اصلی تاخیر زیاد در تقریبا تمامی پروژه های ملی و بزرگ است. اما هر چه پروژه کوچکتر میشود با توجه به اینکه امور اداری آن ساده تر میشود این تاخیر کمتر میشود. امروزه در کشورهای پیشرفته سعی میشود برای پروژه های بسیار بزرگ نیز امور اداری را تا حد ممکن ساده نگه دارند تا این تاخیر شامل حالشان نشود.